I dette afsnit af Excelskolen skal vi se på hvordan man henter data fra et andet ark i det samme regneark – og specielt hvordan man kan bruge VLookup til at gøre det. VLookup er en funktion der også på dansk hedder LOpslag.
Hvis du ikke har læst de tidligere udgaver af denne excelskole, kan du læse afsnit 1, afsnit 2 og afsnit 3 her. 

Hent data fra et andet ark

Vi har jo tidligere set hvordan man med en formel kan hente data fra et andet felt ved at taste feltets navn, f.eks. D3. På den måde kan man f.eks. i et felt vise resultatet af summen af D3 og D4 ved at taste koden “=D3+D4”.
Men hvad hvis man har disse data i et andet ark? Ja, så skriver man blot arkets navn og et “!” tegn bagefter. Hvis man f.eks. vil hente data fra A5 i Ark2 skriver man koden “=Ark2!A5”. Hvis man vil lægge A5 og A6 i Ark2 sammen og vise resultatet skriver man “=Ark2!A5+A6”. Så du skriver den samme formular, blot med arkets navn og “!” bagefter.

Vis liste med data fra andet ark i en dropdownbox

Når man udfylder data i et ark, kan det være anvendeligt at kunne vælge en værdi af data fra et andet ark i en celle. For at illustrere hvordan man gør dette, tænker jeg det ville være godt at konstruere et eksempel.
Lad os sige at vi vil lave en liste over varer vi har solgt i et regneark. Vi laver derfor nu et regneark med to ark – et kaldet “Salg” og et kaldet “Varer” (omdøb arkene ved at højreklikke og vælge omdøb).
I arket “Salg” vil vi vælge kolonnerne varenummer, varenavn, antal, enhedspris og pris. I arket “Varer” vil vi skrive kolonnerne varenummer, varenavn og enhedspris.
Nu kunne man vælge at skrive felterne varenummer, varenavn og enhedspris for hver eneste salg – men i stedet ville det da være smartere hvis man blot kunne vælge et varenummer og så ville Excel selv hente resten af oplysningerne fra det andet ark.
Lige nu kigger vi lige på, hvordan man laver en dropdownboks der lader en vælge mellem varenumre fra det andet ark. Til dette eksperiment har jeg netop udfyldt de ovennævnte kolonner og så fyldt noget demodata ind på arket varer.
Så arket “Salg” ser altså således ud:

Og arket “Varer” ser således ud:

Nu vil vi altså lave en dropdownbox i A2 som henter varenumre fra arket “Varer”. Vi markerer derfor A2 og vælger fanen “Data”. Her vælger vi knappen “Valider” og under Tillad vælger vi “Liste”. Så klikker vi på knappen til højre for feltet “Kilde”. Nu går vi så til arket “Varer” og markerer alle varenumre og klikker igen på knappen til højre for feltet. Så er intervallet der indeholder varenumre blevet valgt og det ser således ud:

Så klikker vi OK, hvorefter der nu er kommet en dropdownboks der henter disse data. Klik på den lille firkant i nedre højre del af cellen og træk den for at kopiere dropdownboksen ned til felterne nedenunder.

Brug VLookup (LOpslag) til at filtrere data der hentes fra

Nogle gange vil du gerne vise data fra en celle der er i samme række hvor noget bestemt data matcher. Altså vise noget fra en celle udfra en filtrering af rækker. Her kan man med fordel bruge funktionen VLookup der på dansk hedder LOpslag til at filtrere rækker og hente data. Vi skal kort her se lidt på hvad funktionen gør og hvordan man bruger den til at filtrere data fra et andet ark og vise dette. 
LOpslag funktionen ser således ud:
=LOpslag(opslagsværdi;tabelmatrix;kolonneindex,områdeopslag)
Det er altså en funktion der har fire argumenter, hvoraf “områdeopslag” er frivilligt.

• Opslagsværdi angiver i hvilken celle hvor søgeordet der skal søges efter findes.
• Tabelmatrix angiver det område der skal søges i.
• Kolonneindex angiver det kolonnenr. i området som der søges i, der skal vises.
• Hvis områdeopslag er sat til “falsk” (false) vil der søges efter et exact match. Findes der to exacte matches, vil det første blive returneret. Findes der ikke er match vil “N/A” blive returneret.
• Hvis områdeopslag er sat til “sandt” (true) vil der søges efter enten et exact match eller den nærmeste værdi. Hvis der ikke findes et exact match vil den nærmest værdi der er under det der søges efter blive returneret.

I langt de fleste tilfælde vil du skrive “falsk” under områdeopslag, så du leder efter et exact match.

Hent data fra andet ark med LOpslag

Hvis du vil hente noget fra et andet ark via LOpslag, skal du naturligvis blot skrive arkets navn og “!” før cellerne i “tabelmatrix”.
Nu vil vi så udvide vores eksempel, så når man har valgt et varenummer, så henter den varenavn og enhedspris fra det andet ark. Her kan vi netop anvende LOpslag.
I feltet B2 i arket “Salg” skriver vi derfor formlen:
=LOPSLAG(A2;Varer!A:C;2;FALSK)
Her henter den altså varenummeret i A2 og søger efter dette i området fra kolonne A-C i arket Varer. Hvis den finder et match viser den værdien fra kolonne 2 i dette område (dvs. kolonne B som er varenavn). Og falsk angiver at der skal være et exact match.
Denne formel kan vi så også kopiere ned til flere felter. Her ser man så at der i de andre felter skrives N/A (eller #I/T) fordi der ikke endnu er angivet et varenummer i kolonnen A. Den korrekte værdi vil så blive vist så snart man vælger et varenummer.

For at forhindre dette kan vi lave formlen, så den kun anvender LOpslag formlen hvis varenummer er udfyldt. Den generelle kode for en sådan HVIS-sætning er:
=HVIS(betingelse;hvis sand;hvis falsk)
Altså man angiver først betingelsen, så resultatet hvis sandt og så resultatet hvis falsk. Man kunne altså lave ovenstående formel om til:
=HVIS(A2<>””;LOPSLAG(A2;Varer!A:C;2;FALSK);””)
Denne siger altså at hvis A2 ikke er tom (der er valgt varenummer), så skal LOpslag formlen aktiveres – ellers skal feltet være tomt.
I kolonnen enhedspris kan man ligeledes hente enhedsprisen fra arket “Varer” ved at skrive formlen:
=HVIS(A2<>””;LOPSLAG(A2;Varer!A:C;3;FALSK);””)
Kolonnen “Antal” udfylder man selvfølgelig selv i dette regneark. Når alt er udfyldt beregnes så en totalpris ved at skrive:
=C2*D2

Hvad nu?

Hvis du har lyst til at se det resulterende regneark, kan du downloade det her.
Har du nogle spørgsmål er du velkommen til at skrive dem i en kommentar.