M-files er et professionelt dokumentstyringssystem (DMS) til større virksomhed, som ligger i skyen. Med M-files kan du altså også flytte dine dokumenter med over i skyen.

Metadata

Indtil videre er du sikkert vant til at have virksomhedens dokumenter arrangeret i mapper og det kan være svært at finde nøjagtig det dokument du skal bruge. Det er her M-files er anderledes, fordi i M-files er dokumenterne ikke arrangeret i mapper. De er arrangeret ved hjælp af metadata du angiver på filerne.
Du kan f.eks. angive hvilken afdeling, hvem er forfatter, hvem er teamleder osv. for filerne og på den måde kan man altså søge efter alle mulige metadata som er tilknyttet filerne. Dette gør det meget nemmere at finde filerne.
I M-files kan du så definere en række “views”, der er en slags filtre som søger på bestemte metadata. Disse views kan både være synlige for alle og individuelle.

Mindre vedligeholdelse og adgang fra overalt

Filerne i M-files ligger jo i skyen. Det betyder at du slipper for vedligeholdelse af servere og kan til gengæld også tilgå dine dokumenter fra hvor som helst. Der installeres blot en M-files klient på computeren. Og ønsker man ikke den, kan man logge ind via en webindgang.
Med M-files kan dine medarbejdere altså også få fat i afdelingens filer hvis de er væk fra virksomheden. De kan få adgang til dem fra en computer, men f.eks. også en mobiltelefon.

Addons

M-files installerer addons i alle officepakkens programmer, så du via Word og Excel kan gemme direkte i M-files. Også dine mails kan gemmes i M-files.
Herudover er M-files også direkte integreret i Windows Explorer så det er lige så let at lægge filer i M-files, som det var at flytte en fil fra mappe til mappe.

Versionsstyring

I M-files er der også indbygget versionsstyring. Du kan altså sikre dig at du altid gemmer tidligere versioner af et dokument, og at kun den aktuelle version kan tilgås. Du kan også hele tiden se historikken for dokumentet.
Det er også muligt at indbygge muligheder for godkendelse og autorisation af et dokument. Herudover er der også rollestyring i systemet, så nogle kan være læsere, nogle forfattere, nogle approvere og nogle autorisatorer.

Arbejd sammen

I M-files kan flere arbejde sammen om dokumenterne. For at sikre at ikke to redigerer i et dokument ad gangen, vil et dokument blive tjekket ud når man åbner det og tjekket ind igen når man lukker det og er færdig. Så er det klar til at en anden kan åbne det.
En ulempe her er altså at to ikke kan arbejde sammen samtidig, som man f.eks. kan med Onedrive.

Arbejd offline

Du kan sagtens arbejde offline med et dokument i M-files, så du behøver ikke at have en intenetforbindelse alle steder hvor du skal arbejde med dine dokumenter.

PDF og OCR

Der er en indbygget PDF-maskine i M-files, så du kan konvertere dokumenter til PDF. Herudover er der også indbygget OCR, så dine scannede dokumenter kan blive tekstgenkendt.
https://youtu.be/JkQcisp2xpE
M-files kan være et godt bud på et DMS i skyen, hvis du har brug for dette til din virksomhed. Gå til M-files’ hjemmeside her.