Må jeg gemme mine bilag elektronisk?
Må jeg scanne alle mine bilag ind og gemme dem elektronisk i stedet for fysisk i et ringbind? Det spørgsmål stiller mange når de bliver iværksættere.
Og dette er helt okay, ifølge Bogføringslovens § 5 hvor der står:
§ 5. Ved bilag forstås enhver nødvendig dokumentation for transaktioner, der registreres i bogføringen, uanset dokumentationen er på elektronisk medie, mikrofilm, papir eller andet medie.
Her fremgår altså at bilag gerne må fremgå elektronisk. De skal bare være tilgængelige når Skat beder om dem. Derfor kan man vælge at scanne alle ens bilag ind og gemme dem i en mappe. Så sparer man den plads. Det er selvfølgelig vigtig at understrege at ligeså vel som man har ansvaret for at man ikke mister fysiske bilag har man også ansvaret for at man ikke mister elektroniske bilag.
Jeg vil anbefale at du gemmer bilagene i en elektronisk mappe, du sender op i skyen. Dvs. du opretter et skydrev på enten Onedrive, Google Drive eller Dropbox. Så kan du evt. installere deres synkroniseringsprogrammer, som automatisk synkroniserer en elektronisk mappe på din computer med en elektronisk mappe på sit skydrev.
Alle disse tre tjenester tilbyder dig at oprette gratis lagerplads med en mængde der er rigelig stor nok til dine bilag.
Fordelen ved at gemme dine bilag i skyen er, at du så både er sikret mod at dit elektroniske udstyr går i stykker OG mod indbrud OG mod brand. Bemærk at de sidste to ting var du ikke sikret imod da du kørte med fysiske bilag.
Skal regnskab og bilag opbevares i Danmark?
Ja, det skal det faktisk. Det står i Bogføringslovens § 12:
§ 12. Regnskabsmaterialet skal opbevares her i landet
Dog kan man få tilladelse af Erhvervsstyrelsen til alligevel at opbevare det i udlandet. Desuden er der et lovforslag i Folketinget lige nu der foreslår at lempe på disse regler. Dette er lovforslag L51 2014-15. Med dette vil man uden problemer også kunne opbevare bilagene elektronisk i udlandet, blot der er online adgang til det. Der er ingen tvivl om at det vil blive vedtaget da samtlige partier støtter forslaget.
Derfor er det faktisk ikke lovligt udelukkende at opbevare bilag på dropbox. Men hvis man anvender synkroniseringstjenesterne til disse, vil der jo altid ligge en kopi på ens computer.
