Vil du gerne være sikker på at holde styr på alle dine mails og at du får besvaret alle mails. Så er et ticket system lige noget for dig. Her anmelder jeg osTicket, der er helt gratis. 
osTicket er open source og helt gratis at downloade og bruge. Hvis du har et firma, kan det være en god ide at modtage dine mails i dette ticket system. Et ticket system er noget man kender fra supportsystemer, hvor også alle henvendelser modtages på denne måde. Det fungerer ved at hvis en person skriver til din mail, tildeles denne mail et nummer (en ticket). Alle mails i denne korrespondance vil så være tilknyttet dette nummer. Du kan gennem systemet ændre status for denne ticket, så du kan holde styr på om den er besvaret eller om noget mangler.
Du downloader osTicket her. Vælg “Self hosted” for at downloade filerne. Disse er helt gratis. Et alternativ er “Cloud hosted” der koster penge – men så behøver du heller ikke selv hoste systemet.
Det er en god ide at installere systemet på f.eks. et subdomæne på din hjemmeside. F.eks. kan du via din webhoteludbyder oprette et subdomæne der hedder support.ditdomæne.dk.
Så overfører du de filer du har downloadet og går ind på support.ditdomæne.dk/setup. Dette starter et installationsscript som du så gennemfører. Herefter skal du bare have konfigureret systemet.
Når du logger ind på osTicket kommer du til nedenstående billede.

Konfigurer osTicket

Bemærk at der er tre sektioner i dette system:

• Agent panel, hvor du håndterer dine mails
• Admin panel, hvor du administrerer systemet
• Mine præferencer, der er dine brugerindstillinger

En agent er altså en person der besvarer mails i dit ticketsystem. På den måde kan man altså have flere agents der skal besvare mails for firmaet.
Lad os lige kigge nærmere på Admin panel. Start med at trykke på fanen “E-mails”. Ved underfanen “E-mails” er det her du tilføjer alle de e-mailadresser hvorfra der skal hentes mails. Du kan nemlig godt køre med flere forskellige e-mailadresser og dermed besvare fra flere adresser.
Ved underfanen “Skabeloner” kan du her angive hvordan e-mails skal besvares, altså hvordan e-mails skal se ud. Dette er vigtigt at teste, så dine mails får nøjagtig det udseende du ønsker.
Den template der hedder “Svar/besvar skabelon” er den skabelon der anvendes til selve svaret til dem der sender dig mails. Denne kan du bl.a. udfylde med:

Hej %{recipient.name}!
%{response}
%{signature}
---- Original message ---
%{ticket.thread.lastmessage}

Herved skrives der først Hej og så navnet på afsenderen. Så skrives dit svar og herefter din signatur. Herefter vedhæftes den seneste besked som du besvarer.
Ved fanen “Agenter” kan du tilføje brugere der skal kunne besvare mails. Hver person kan have sin egen signatur og e-mail. Ved underfanen “Afdelinger” kan du angive alle de afdelinger din virksomhed har. Hver afdeling kan så også have sin egen signatur og e-mail.
Dette var nogle af de mest almindelige ting du skal konfigurere. Der er et hav af andre konfigurationsmuligheder, såsom at konfigurere autosvar eller mange andre typer af mails som kan sendes ud.

Besvar mails

Mails hentes automatisk når du logger ind på systemet. Ellers skal du opsætte et cronjob for at få systemet til automatisk at hente mails. Systemet sender dig nemlig også en mail, når der kommer en ny ticket i systemet.
Når du logger ind, kommer du automatisk ind på Agent panel. Her vil du se en liste over åbne tickets. Tryk på en ticket og gå så ned i bunden af denne ticket for at sende et nyt svar. Her kan du også ændre status til f.eks. besvaret eller lukket.
Du kan også angive om det skal være din agent signatur eller afdelingssignatur der skal inkluderes i mailen.
Dette var en lille introduktion til osTicket, som jeg håber inspirerede dig til også at anvende dette system som jeg bruger til at styre mine mailkorrespondancer. Hvis du har nogle spørgsmål må du endelig skrive dem i en kommentar.